Datenschutzerklärung

KI-Quadrat Systemhaus GmbH
Kirchengasse 23
3003 Gablitz
Österreich
E-Mail: office@ki2.at

Datenschutzbeauftragter: ⟦TO COMPLETE⟧

Wenn Sie ein Postfach für private Zwecke verbinden, verarbeiten wir dessen Inhalte als Verantwortlicher, ausschließlich um Ihnen den Dienst bereitzustellen.

Wenn Sie oder Ihre Organisation Quri für geschäftliche Zwecke nutzen, sind Sie (bzw. Ihre Organisation) Verantwortlicher für die verbundenen E-Mails, und wir verarbeiten sie in Ihrem Auftrag als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Siehe unsere Übersicht zum AV-Vertrag.

Ihr Postfach enthält personenbezogene Daten anderer Personen, etwa von Absendern, Empfängern und in E-Mails genannten Personen (Art. 14 DSGVO). Wir erhalten diese Daten aus Ihrem Postfach. Es handelt sich um Kopfdaten (Namen, E-Mail-Adressen, Datum, Betreff) und Nachrichteninhalte. Wir nutzen sie ausschließlich, um Ihnen Suche, Antworten und Entwürfe bereitzustellen; wir kontaktieren diese Personen nie und verwenden ihre Daten für keinen anderen Zweck.

Damit Ihre E-Mails nach Bedeutung durchsuchbar sind, wird ihr Text an OpenAI gesendet, um Embeddings zu berechnen (numerische Darstellungen für die Suche). Für eine Antwort oder einen Entwurf werden Ihre Frage und die relevantesten E-Mail-Auszüge an OpenAI gesendet oder, sofern Sie bzw. Ihre Organisation dies ausgewählt haben, an Anthropic.

Diese Anbieter sind unsere Unterauftragsverarbeiter. OpenAI nutzt Daten, die über die API übermittelt werden, nicht zum Training seiner Modelle. Sofern konfiguriert, verarbeitet OpenAI Anfragen mit Datenresidenz in der EU. Enterprise-Kunden können eigene Anbieterkonten nutzen (BYOK).

Antworten und Entwürfe werden von KI erzeugt und als solche gekennzeichnet. Siehe unsere Seite zur KI-Transparenz.

Wir geben personenbezogene Daten nur an Dienstleister weiter, die sie in unserem Auftrag auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO) verarbeiten, an Behörden, soweit das Gesetz es verlangt, und an Ihren eigenen E-Mail-Anbieter, wenn Sie eine Nachricht über Ihr Postfach senden.

• Clerk: Anmeldung und Nutzerkonten (USA)
• Convex: Datenbank, Dateispeicher und Backend (EU-Region)
• Qdrant Cloud: Suchindex (EU-Region)
• OpenAI: Embeddings, Antworten und Entwürfe (USA oder EU, sofern EU-Datenresidenz konfiguriert ist)
• Anthropic: Antworten und Entwürfe, nur wenn ausgewählt (USA)
• Resend: Service-E-Mails (Versand aus der EU-Region)
• Vercel: Hosting und Auslieferung
• Stripe: Zahlungen, wenn aktiviert
• Neon: pseudonyme Nutzungsstatistik, wenn aktiviert (EU-Region)

Zweck, Daten, Standort und Übermittlungsgrundlage jedes Anbieters finden Sie in unserer Liste der Unterauftragsverarbeiter.

Einige Anbieter haben ihren Sitz in den USA oder können von dort auf Daten zugreifen. Wir übermitteln personenbezogene Daten in Drittländer nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien:

• Clerk (USA): EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss, Art. 45 DSGVO).
• OpenAI (USA): EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Ist EU-Datenresidenz konfiguriert, werden Anfragen in der EU verarbeitet.
• Anthropic (USA, nur wenn ausgewählt): Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
• Convex, Resend, Vercel, Stripe und Neon: Soweit diese Anbieter von außerhalb der EU auf Daten zugreifen, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework oder von Standardvertragsklauseln gemäß dem Auftragsverarbeitungsvertrag des Anbieters.

Eine Kopie der Garantien können Sie bei uns unter office@ki2.at anfordern.

• Konto- und Postfachdaten: bis Sie diese oder Ihr Konto löschen. Die Löschung Ihres Kontos entfernt Ihre Daten aus unseren Systemen, einschließlich des Suchindex und Ihres Anmeldekontos.
• Aus Ihrem Postfach entfernte E-Mails: 30 Tage nach dem Entfernen endgültig gelöscht.
• Datenexporte: Der Download-Link läuft nach 7 Tagen ab.
• Protokolle: Synchronisierungsprotokolle 14 Tage, Benachrichtigungsprotokolle 90 Tage, sonstige Sicherheits- und Zugriffsprotokolle 30 bis 90 Tage.
• Abrechnungsunterlagen: 7 Jahre nach steuer- und unternehmensrechtlichen Vorgaben (§ 132 BAO, § 212 UGB).
• Kontaktanfragen: 24 Monate ab Eingang, sofern daraus kein Vertrag entsteht.

• Auskunft und Datenübertragbarkeit (Art. 15 und 20 DSGVO): Starten Sie in jedem Tarif einen Datenexport in den Einstellungen der App.
• Löschung (Art. 17 DSGVO): Löschen Sie Ihr Konto in den Einstellungen der App. Die Löschung ist vollständig und kann nicht rückgängig gemacht werden.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Ändern Sie Ihre Angaben in den Kontoeinstellungen oder wenden Sie sich an uns.
• Einschränkung (Art. 18 DSGVO) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Soweit wir uns auf berechtigte Interessen stützen, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen.

Alle Rechte können Sie auch per E-Mail an office@ki2.at ausüben. Wir können Sie bitten, Ihre Identität zu bestätigen.

Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO): Sie können sich bei jeder Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat, in dem Sie leben oder arbeiten. Für uns zuständig ist: Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, dsb@dsb.gv.at, www.dsb.gv.at

Wir setzen keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling ein, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt (Art. 22 DSGVO). KI-generierte Antworten und Entwürfe sind Vorschläge, die Sie prüfen; sie sind keine Entscheidungen über Sie oder andere Personen.

Für ein Konto benötigen Sie eine E-Mail-Adresse, und um ein Postfach zu verbinden, dessen IMAP/SMTP-Zugangsdaten. Ohne diese Angaben können wir den Dienst nicht erbringen. Alle weiteren Angaben sind freiwillig.

Wir verwenden ausschließlich unbedingt erforderliche Cookies und kein Analyse- oder Marketing-Tracking. Einzelheiten finden Sie in unserem Cookie-Hinweis.

Postfach-Zugangsdaten und API-Schlüssel werden mit AES-256-GCM und versionierten Schlüsseln verschlüsselt. E-Mail-Inhalte werden von unseren Infrastrukturanbietern im Ruhezustand verschlüsselt. Diese Website und die App werden ausschließlich über HTTPS ausgeliefert.

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung ändert. Das Datum oben zeigt den aktuellen Stand. Betrifft Sie eine Änderung wesentlich, informieren wir Sie per E-Mail oder in der App.